多媒體會議和協(xié)同辦公將成主流通信手段

    在不久以前，對于員工和遠程工作人員來說，能用電子郵件進行通信是企業(yè)的一大優(yōu)勢。而現(xiàn)如今，電子郵件幾乎像取暖和照明設備一樣普遍，大多數(shù)的員工，尤其是腦力勞動者把電子郵件視為他們工作環(huán)境中一個不可缺少的部分。一些人可能認為，在很久以前電話就已成為了辦公室主流設備，但在某方面來講，它仍與電子郵件一樣占有同樣重要的地位。

    如今，正如電子郵件的發(fā)展和變化一樣，集會議、協(xié)同辦公和企業(yè)級通信為一體的多媒體解決方案也在經(jīng)歷著同樣的轉(zhuǎn)變。在20世紀末21世紀初，多媒體工具被產(chǎn)品經(jīng)理、銷售主管、醫(yī)院管理者、藥學研究員，政府、官員、軍事管理者以及培訓師用于進行遠程工作時與同事溝通的特殊工具，且不會有行程問題的困擾。現(xiàn)在，這些應用進入到了桌面運用階段：使用簡單、成本低廉、方便迅捷、功能強大。隨著多媒體會議解決方案使用障礙的逐漸減少以及整個商業(yè)環(huán)境強大的推動作用的影響，多媒體會議將成為主流通信手段。僅僅在去年一年中，Alcatel、Avaya、Cisco、IBM、Microsoft、Nortel、Oracle和Siemens等公司都先后宣布為企業(yè)桌面系統(tǒng)增添新的解決方案。

    無論你就職于任何行業(yè)，你的成功在很大程度上取決于你所做出決策的成敗，以及員工實施這個決策的能力和方法。然而，通信質(zhì)量問題直接決定著決策的制定與實施。在大多數(shù)的商業(yè)案例中，往往是變化總比計劃快，只有更好地溝通才能帶來更好的決定，在實施這些決定時，也能產(chǎn)生更好的結(jié)果。多媒體會議和協(xié)同辦公作為下一代的通信工具將大大提高企業(yè)的溝通效率，彌補電話和電子郵件不夠完善的地方。

    多媒體會議和協(xié)同辦公將會幫助你的公司對一些客戶需求做出快速回應，解決售后服務等問題，并對面臨的市場機遇做出反應，為激烈的市場競爭做好充分準備。無論你是否贊成多媒體會議將會為您的企業(yè)降低成本，提高生產(chǎn)力，多媒體會議解決方案都會像電話和電子郵件那樣成為貴公司在全球經(jīng)濟環(huán)境中進行競爭必不可少的一個工具。因此，我們面臨的問題不是應不應該向多媒體會議投資，而是哪種類型的多媒體會議方案對您的公司最有用，也就是說，如何以最高效的方式來開展多媒體會議。

一、多媒體協(xié)同辦公的優(yōu)勢

    如果用一句話來概括多媒體會議的優(yōu)勢，毋庸置疑，可以用“多媒體會議大大提高了生產(chǎn)效率”來表示。新型的商業(yè)溝通工具以兩種不同，卻有著互相內(nèi)在聯(lián)系的方法提高了生產(chǎn)力。

    多媒體會議解決方案的第一個是優(yōu)勢是，許多協(xié)同辦公解決方案能夠減少交通成本，從而為企業(yè)創(chuàng)造多方面利益。除了航空費、乘車費、住宿費這些花費明顯降低外，多媒體會議還能為企業(yè)節(jié)省更多的寶貴時間。當公司領導意識到要耗費一天半的行程去參加一個僅僅半小時的會議所需要的成本時，他們將會對目前的音視頻網(wǎng)絡會議為他們節(jié)約的成本嘆為觀止！

    多媒體會議解決方案的第二個優(yōu)勢就是其更快捷、更高效的溝通和問題解決能力。這些電子會議工具可以使身在異處的團隊工作人員更加容易相互合作，共同解決問題，保持進程同步，最終促使新產(chǎn)品在短期內(nèi)進行市場循環(huán)。因為在當今競爭日益激烈的市場中，產(chǎn)品快捷地進入市場是占領市場的一個重要因素。具備用戶在線信息的即時通信系統(tǒng)使員工能夠更準確地與合作伙伴溝通，使員工在不浪費更多的電子郵件溝通的情況下，就能及時解決用戶遇到的問題，大大降低了員工工作的難度，提高了客戶的滿意度。

    網(wǎng)絡工具使人力資源經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、市場總監(jiān)以及其他管理者能夠隨時保持溝通，發(fā)布新品或者進行視頻培訓，同時也能按照自己的意愿選擇會議或培訓的時間和地點。顯而易見，在多媒體會議為我們帶來的眾多益處中，除了尚可估計的差旅費外，其他一些好處也無法估量。從前企業(yè)主要依靠手工勞動，那時的生產(chǎn)效率很容易評估，然而進入知識時代后，評價生產(chǎn)力高低就不是那么容易的事情了。實際上，企業(yè)的產(chǎn)出總要是由勞動質(zhì)量的高低來衡量，而不是勞動的多少來評價。更快捷、更明智的決策，更好的客戶服務，更低廉高效的內(nèi)部培訓，更快的信息傳遞速度，更強的團隊組建能力，更好的合作伙伴關(guān)系、客戶關(guān)系都是幫助企業(yè)保持良好的競爭優(yōu)勢的必需因素。電子化會議工具使人們能夠無需親臨，但又能保持密切高效的溝通，更好地平衡工作與生活之間的關(guān)系。在不久的將來，我們希望多媒體會議工具能成為挖掘客戶、維護客戶關(guān)系的重要工具，并大規(guī)模進入市場應用。

以下這些案例將講述多媒體會議和協(xié)同辦公在企業(yè)中的實際運用。

◆ 一家總部位于芝加哥的公司打算雇請一位西部地區(qū)經(jīng)理。此時，該公司就可以通過視訊工具行初步篩選，而不需要讓求職者飛越千山萬水趕過來。通過視頻面試，市場部、銷售部以及技術(shù)部的領導都能夠選擇自己方便的時間對應聘人員進行面試，然后通過初試的人員再飛到芝加哥進行面對面的面試。這種面試方式的好處主要有：（1）能夠初試更多人員；（2）無需進行更多的安排就能獲取更多管理人員的意見和信息；（3）應聘人員可以節(jié)省更多的費用。

◆ 某公司位于東部的市場部和位于西部的技術(shù)部每周都要開例會，使每個員工對公司目前面臨的問題、新進程和最近的競爭優(yōu)勢變化有著清晰的了解。然而，有的員工經(jīng)常在家里工作，有些員工經(jīng)常都在外出差，為了滿足各個部門不同的需求，就可以通過網(wǎng)絡會議、手機、電腦甚至PDA來召開會議，并且可以隨時安排會議，進行演講和語音討論，而不必讓大家都使用某種特定設備。部門成員之間有了及時頻繁的溝通，各部門進行的項目就更容易達到預期的目標，并且在頭五周內(nèi)就贏得了新產(chǎn)品的第一個客戶訂單。

◆ 一家律師事務所接到了一個案子，該公司通過可視電話把身在遠方的證人的證詞錄制下來，以備開庭使用。同樣，在開始之前，也使用視訊工具取證或進行相關(guān)事務。在整個案子進程中，少用了一個專家三個工作日的時間，同時也節(jié)省了差旅費。

◆ 在某家公司召開的區(qū)域經(jīng)理大會上，公司CIO要就最近財務狀況和短期項目問題進行一個小時的演講，CIO不必飛到芝加哥，就可以通過同步網(wǎng)絡會議對所有報表數(shù)據(jù)進行預覽。節(jié)約的成本=差旅費+一個工作日=3000美元。

◆ 某公司以主要產(chǎn)品剛上市的時候，市場部通常都得派出80名銷售人員進行兩天市場培訓；使用了具有視訊功能的網(wǎng)絡會議以后，市場部只需花90分鐘的時間就能進行三天的新產(chǎn)品培訓。大概節(jié)約了7500美元，也就是90%的費用，而且銷售人員也不必離開自己的工作崗位。

二、CEO 如何推動多媒體會議的運用

    我們的經(jīng)驗表明，在多媒體會議和協(xié)同辦公成功開展的背后，有兩個至關(guān)重要的因素。這兩個因素使企業(yè)廣泛推廣多媒體會議和協(xié)同辦公工具，鼓勵用戶更加頻繁使用這些工具，從而保證企業(yè)從對這些工具的投資中獲取最大利潤。

    CEO或任何高層管理者要做的第一步就是任命一個產(chǎn)品主管，負責多媒體會議和協(xié)同辦公解決方案的調(diào)查和投資問題，該主管應與公司的各個部門不同級別的領導溝通，明白公司的真正需要。然后，該主管再與IT部門或者網(wǎng)絡管理部門進行合作，分析在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部署這些新解決方案的應用狀況。最后，該主管還需要對可利用的產(chǎn)品和服務進行全面掌握，把相關(guān)人員聚集在一起，共同討論如何滿足企業(yè)不同部門的不同需求。

    對于一個網(wǎng)絡化的企業(yè)來說，領導具有了極其重要的作用。因此，高層領導的支持在推動多媒體會議和協(xié)同辦公的應用中，起著關(guān)鍵的作用。CEO或者其他高層主管推動公司內(nèi)多媒體通信應用的主要方式應是身體力行，在整個企業(yè)中起帶頭作用，自己率先使用多媒體通信技術(shù)，讓其他經(jīng)理認識到自己在提倡這些前沿的解決方案的應用，以減少公司運營成本，并提高生產(chǎn)力。CEO的目的之一就是在企業(yè)內(nèi)推廣多媒體會議和協(xié)同辦公解決方案，普及這些工具的使用。

三、多媒體通信如何進入企業(yè)應用

    首先，企業(yè)應任命一個多媒體會議/協(xié)同辦公主管，這個主管在公司的地位應該高于一般的經(jīng)理，并有權(quán)利指揮較有威望的部門經(jīng)理和高級主管。

◆ 讓主管組建一個委員會，并申請企業(yè)投資，同時調(diào)查目前可利用的產(chǎn)品和服務。這個委員會應該對會議室和桌面系統(tǒng)的視頻、網(wǎng)絡、音頻和及時通信系統(tǒng)進行仔細考察，并征求員工的意見，看他們更適合何種解決方案，那些功能和特性對他們來說更為有用。如果公司的地理位置比較分散，更應該考慮大范圍的網(wǎng)絡開展。

◆ 不要因為網(wǎng)絡管理員的反對而停止多媒體會議和協(xié)同辦公的開展。最初，網(wǎng)絡管理員會認為多媒體會議具有高度風險性，會給自己的工作帶來的麻煩，沒有任何好處。但是，對于多媒體會議和協(xié)同辦公的長期成功應用來講，IT管理部門的參與是一個關(guān)鍵的因素，因此要讓IT部門明白高層領導也非常贊同這些方案的應用，協(xié)同辦公也是企業(yè)系統(tǒng)中不可缺少的一部分。

◆ 弄清公司從系統(tǒng)集成商、咨詢機構(gòu)、服務提供商、托管服務提供商和設備提供商處能分別滿足什么需要，何時做測試，在將來能夠獲取哪些其他服務，并對不同設備和綜合性解決方案的演示胸有成竹。

◆ 最后，在廣泛運用這些解決方案前，制定一個項目計劃，盡可能解決將會遇到的問題。

四、結(jié)束語

    成功的經(jīng)理人士都必須為全球化的市場和競爭做好充分準備，為員工創(chuàng)造更好的環(huán)境，在這種環(huán)境中更加高效地應對突如其來的市場變化。多媒體會議和協(xié)同辦公應用將是創(chuàng)造這種環(huán)境的重要工具，提供了方便快捷的信息獲取方式，把決策制定過程一體化，是企業(yè)提高生產(chǎn)力的鑰匙。

    多媒體通信使企業(yè)克服了時間和空間障礙問題，虛擬團隊使“地理”概念化為悟性，而這些新的通信工具卻開創(chuàng)了高效的電子化辦公模式。多媒體會議和協(xié)同辦公應用不僅僅取代了勞碌的差旅，還為企業(yè)提供了更好的通信和工作模式，不僅為腦力勞動者提供了信息交換方式，還提高了工作互動性。企業(yè)CEO應該在企業(yè)中起到帶頭作用，在平衡工作和生活情趣的同時，為公司創(chuàng)造更高價值的生產(chǎn)方式，提高員工情緒并與客戶進行良好的溝通。