視頻會(huì)議開始登堂入室 怎一個(gè)“省”字了得

    當(dāng)你“飛越”了千山萬水到達(dá)另一個(gè)城市或國度，只為開一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議時(shí)，你是否會(huì)心有不甘?當(dāng)你睜開惺忪的睡眼，還沒卸下旅途的勞頓即要“爬”到會(huì)議室，面對老板嚴(yán)肅的面孔時(shí)，你是否會(huì)忍不住唉聲嘆氣;而另一方面，繁復(fù)的會(huì)議籌備已經(jīng)讓人焦頭爛額，油價(jià)的上漲又加重了公司差旅費(fèi)的負(fù)擔(dān)，老板的臉上又怎會(huì)不陰云密布……這樣的情形聽起來便已經(jīng)讓人疲憊不堪了。

    但是，最近幾年，這樣的奔波勞碌正在被視頻會(huì)議慢慢取代�！艾F(xiàn)在不用總跑去外地出差，好像在MSN上視頻聊天一樣輕輕松松地開會(huì)，也為單位減少了許多差旅支出”，齊嘉感慨說，“取代遠(yuǎn)程商務(wù)交流的視頻會(huì)議讓公司的員工無論身處何地都能面對面交流�！�

    將“省”字貫徹到底

    齊嘉來到鐵路系統(tǒng)工作已經(jīng)八年了。“鐵路系統(tǒng)的文件下達(dá)得很及時(shí)也很細(xì)致，在我剛畢業(yè)的那幾年，經(jīng)常被派去外地學(xué)習(xí)鐵路知識(shí)，以及與全國各個(gè)鐵路系統(tǒng)分支一起討論工作心得。會(huì)議多的時(shí)候，辦公室里的一半人都去外地聽報(bào)告�？上攵�知，辦公室的工作就讓所剩無幾的同事們手忙腳亂了�！比绱硕嗟牟盥瞄_銷和不合理的雇員分配，恐怕再大的企業(yè)也會(huì)撓頭，工作人員不得不花費(fèi)大量的時(shí)間用于出差路途上和會(huì)務(wù)準(zhǔn)備上，既增加成本開支，又影響效率。2006年起，齊嘉的單位用視頻會(huì)議取代了遠(yuǎn)程差旅：“最大的一個(gè)優(yōu)勢是它提高了我們的決策進(jìn)度�！闭f到這里，齊嘉回憶起了一段小插曲：“一次，我和遠(yuǎn)在無錫的同事在設(shè)計(jì)圖紙的問題上出現(xiàn)了分歧，一時(shí)難以解決，后來我們打開視頻會(huì)議系統(tǒng)，看著彼此的設(shè)計(jì)圖才準(zhǔn)確地了解到對方的想法，最終我們達(dá)成了共識(shí)。我想，如果這次是通過電話來交流，恐怕得大費(fèi)口舌。而如果用郵件發(fā)送圖紙，那么看圖和討論這兩件事也不能達(dá)到同步。”

    減少了時(shí)間和開支上的無謂消耗，會(huì)議變得更加省時(shí)省力，而一些公司更是將視頻會(huì)議系統(tǒng)推而廣之，別出心裁地推出了“視頻招聘”。Canny是一家香港公司人力資源的管理者，幾年前她經(jīng)常往返于各大城市的各大高校主持面試，“本想到那個(gè)城市玩一玩，但每天接待那么多的應(yīng)聘者后，也沒有那個(gè)閑情雅致了�！彼�抱怨起四年前的生活。隨著公司規(guī)模的逐漸壯大，在全國各地都建立起了分部，人才招聘這一部分也被納入了壯大的行列。只不過，這次不用Canny再當(dāng)“苦力”，只要通過視頻會(huì)議系統(tǒng)就可以完成“視頻招聘”�！皬那埃�看了應(yīng)聘者的簡歷，恐怕要等一周時(shí)間才能把人才們等來。而有了視頻會(huì)議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种�機(jī)構(gòu)連線總部，直接‘面對面’交流，節(jié)約了雙方的時(shí)間，并為公司招來更多人才�！�

    視頻會(huì)議角色多

    由此不難看出，視頻會(huì)議的主要特點(diǎn)在于使在兩個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)的用戶進(jìn)行各會(huì)場間實(shí)時(shí)傳送聲音、圖像。參加視頻會(huì)議的人，可以通過電視發(fā)表意見，并觀察對方的形象、動(dòng)作、表情等。同時(shí)還可以附加靜止圖像、文件、數(shù)據(jù)等信號的傳送，使在不同地點(diǎn)參加會(huì)議的人感到如同在一個(gè)會(huì)議室進(jìn)行面對面開會(huì)，于是，在節(jié)省人力、物力、財(cái)力的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了便捷和新穎。這使得視頻會(huì)議系統(tǒng)在不同的領(lǐng)域中扮演著越來越重要的角色。例如在醫(yī)療業(yè)，通過視頻會(huì)議可以進(jìn)行遠(yuǎn)程會(huì)診、遠(yuǎn)程醫(yī)療培訓(xùn)等;而把視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用于教育領(lǐng)域，方便了開展遠(yuǎn)程教育、在線培訓(xùn)等。

    據(jù)調(diào)查顯示，我國在政府、金融、能源、通信、交通、醫(yī)療、教育等重點(diǎn)行業(yè)機(jī)構(gòu)中，使用視頻會(huì)議的用戶比例達(dá)到了66.3%，中國視頻會(huì)議系統(tǒng)市場也在近兩年步入穩(wěn)步快速發(fā)展階段。更有預(yù)測，未來3年內(nèi)，視頻會(huì)議系統(tǒng)將以年平均增長率26.1%的速度增長。據(jù)北京視高科技銷售負(fù)責(zé)人宋振介紹，由于目前視頻會(huì)議系統(tǒng)造價(jià)不菲，初期投入預(yù)算往往高達(dá)數(shù)十萬甚至上百萬元，而會(huì)議服務(wù)器的線路租用費(fèi)，更是一個(gè)無底洞，所以許多單位，特別是中小企業(yè)用戶只能是望而卻步。相比之下租用平臺(tái)優(yōu)勢很明顯，用戶只要利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)使用需求，支付較少的租用費(fèi)用，添加攝像頭和耳麥就可以進(jìn)行遠(yuǎn)程交流，于是，許多中小企業(yè)也成了使用視頻會(huì)議的主力軍。

    視頻會(huì)議室里有學(xué)問

    當(dāng)然，要想效果好，還需要精心打造的視頻會(huì)議室�？此浦恍枰�尖端技術(shù)支持的視頻會(huì)議，其實(shí)，在會(huì)議室的設(shè)計(jì)上也很有講究。室內(nèi)設(shè)計(jì)師姚可曾經(jīng)為多家大型公司做過視頻會(huì)議室的裝潢及燈光設(shè)計(jì)，據(jù)他介紹，“視頻會(huì)議室不同于普通會(huì)議室，它既是開會(huì)的場所，同時(shí)又是放置視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的場所，會(huì)議室內(nèi)使用的攝影裝置、會(huì)場的燈光以及色彩背景等對視頻圖像的質(zhì)量影響非常大。為了提供給參加會(huì)議人員舒適的參會(huì)環(huán)境，背景墻的顏色通常選擇米色或灰色，而墻壁、地板、天花板等均應(yīng)與背景墻的顏色相匹配，通常采用淺藍(lán)色、淺灰色等。每面墻都不適宜用復(fù)雜的圖案或掛復(fù)雜的畫幅，以免攝像機(jī)移動(dòng)或變焦時(shí)圖像產(chǎn)生模糊現(xiàn)象。最好將窗戶密封或者安裝茶色玻璃，也可以掛厚布窗簾以防止陽光直射設(shè)備。會(huì)議桌布置采用排式比較好，同時(shí)，為減少面部陰影，會(huì)議桌建議采用淺色桌面。更為重要的是，室內(nèi)設(shè)計(jì)要逼真地反映會(huì)場的人和物，使與會(huì)者有一種臨場感，以便達(dá)到視覺與語言交換的良好效果。”

    而燈光方面，視頻會(huì)議室的標(biāo)準(zhǔn)更是細(xì)致入微，“燈光照度是視頻會(huì)議室的一個(gè)基本的必要條件，由于電視會(huì)議召開時(shí)間具有隨機(jī)性，室內(nèi)要應(yīng)用人工冷光源，避免自然光。為了使光源對人眼視覺沒有不良影響，因此要選擇三基色燈。燈光的方向比燈光的強(qiáng)度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會(huì)者臉上有均勻光照。從安裝位置上來講，三基色燈一般安裝在會(huì)議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，依靠天花板對燈光的反射、散射照亮整間會(huì)議室�！�