羅技|后疫情時代遠程辦公的三大趨勢，企業(yè)應該如何應對？

    當今的工作方式已經改變。 在過去短短的幾個月內，對于許多企業(yè)員工來說，遠程辦公從偶然為之又一次變成了日常狀態(tài)。隨著越來越多的城市出現了疫情的反復，全員居家辦公再次成為了許多企業(yè)的選擇。

    疫情之下，企業(yè)的辦公地點和工作方式的轉型被按下了加速鍵。但是，遠程辦公的爆發(fā)性增長只是疫情期間的暫時現象，還是后疫情時代全新趨勢的開端？ 從居家辦公期間的協作效率提升和保證業(yè)務連貫性的需求，到員工回到辦公室之后的協作方式轉型，企業(yè)的IT部門或管理者，應該如何應對

    為進一步了解人們的遠程辦公習慣，遠程辦公協會對全球員工進行了深入研究，探討了疫情前、中、后期的辦公習慣[1] 。此研究的結果提供的見解將幫助每個企業(yè)和IT團隊，為未來的遠程辦公做好準備。

    在各地頻繁地出現居家隔離的要求之前，遠程辦公的員工只是少數。但疫情期間，預測顯示約有56%的員工已轉為居家辦公 。但遠程辦公會成為常態(tài)嗎

    研究表明，有15-28%的員工表示，疫情結束之后他們仍將在有需要的時候繼續(xù)采取遠程辦公的工作模式 。這標志著企業(yè)對遠程辦公的態(tài)度逐漸發(fā)生了轉變，并且也將影響現代化企業(yè)辦公空間的運作方式。

    攜程宣布3月1日起在全公司推行混合辦公制，每周1-2天，員工可以自行選擇辦公地點。隨著混合辦公制度的推行，企業(yè)的辦公空間也需要相應地進行調整，以適應辦公室員工的減少和遠程員工的增加。

給管理層的建議

    如果大部分員工在家中便能有效地完成工作，那么辦公室的價值將更多體現在促進員工的協作上 ，而不僅是提供完成工作的空間。

    促進協作的訴求，在保持社交距離的要求之下，將催生更多對于小型會議空間的全新需求。

    管理層應當設置更多的會議空間 以確保辦公室能成為協作中心這一全新角色，并為更多的個人辦公區(qū)域和會議室配備視頻會議系統(tǒng)。

    給IT團隊的建議

    增加對于遠程辦公員工需求的關注，投資幫助員工在遠程辦公和辦公室之間實現無縫安全切換 的技術和設備上。

    由于遠程員工使用WiFi和移動設備進行工作，因此數據和設備安全十分重要 。

    遠程員工同樣需要獲得技術支持 ，因此IT團隊可以考慮為員工安裝遠程桌面軟件。

    方案推薦

    羅技CC4500e音視頻會議一體機和羅技CC4000e音視頻會議系統(tǒng)均為專為小型會議室打造的視頻會議一體化設備 ，針對小型會議室空間小的痛點，超廣角的攝像頭以及音視頻一體化的設計更適合小型空間協作需求。

    企業(yè)逐漸意識到，遠程員工可以與在辦公室中的員工一樣高效 。遠程辦公效率不高或者“不適合我們公司”這樣的想法，在疫情期間已被越來越常見的遠程辦公案例徹底推翻。

    隨著越來越多員工擁有了遠程辦公的經驗，相比疫情前，他們對在遠程辦公模式下的效率更加自信。研究表明，如今約有81%的員工認為他們可以在家中高效地完成工作 。[ 1]

    攜程從2021年8月開始的超過1600人參加的混合辦公實驗也顯示，經過近半年的實驗，員工對于混合辦公形式的參與意愿從6.3%上升至近60%，在績效無明顯影響的情況下，員工的離職率下降約三分之一。

    公司面臨的真正挑戰(zhàn)并不是遠程員工的生產力，而是員工的參與感與互動頻率。那么公司應該如何保證遠程員工與辦公室員工之間的互動和聯系呢

給管理層的建議

    為公司創(chuàng)建遠程辦公政策 ，讓員工在任何地點都能高效工作。

    確保企業(yè)的會議空間都具有視頻通話能力并推動視頻會議的應用 ，以促進遠程員工與辦公室員工之間的“面對面”協作。

    定期通過線上的團建活動 (例如線上Party)增進在非工作場景下同事之間的聯系，以保持企業(yè)的文化活力和凝聚力。

    給IT團隊的建議

    IT團隊提升遠程員工參與度的最佳方法是，讓每名員工都能方便地使用視頻功能 ，而不僅限于遠程員工。

    為每位員工提供可在辦公桌和會議場所使用的視頻會議工具 ，這樣一來，無論身處何處辦公，每一位員工都可以享受至關重要的“面對面”協作時光。

    為企業(yè)不同規(guī)模的會議室配備合適的視頻會議設備 可以有效提升遠程協作的效率

    簡單易操作的會議體驗 可以提高員工的使用意愿及使用頻率。即插即用和一鍵入會的設備將會在現代化辦公空間更受歡迎。

    方案推薦

    羅技TP100會議觸控屏搭配羅技音視頻會議系統(tǒng)可以輕松地實現會議預約，一鍵入會 ，以及會中控制的便捷操作 ，有效降低視頻會議設備的學習和操作成本，提升會議效率。

    疫情之前，完全采用視頻形式的會議只有4%，現在這一比例已經上升到60%。 [ 3]  眾多企業(yè)均開始認同視頻是支持遠程團隊協作的有效工具。盡管工作場所在疫情期間面臨著不斷的變化，但視頻始終能提供無縫順暢的協作和連續(xù)性的溝通與連接。

    視頻協作形式也受到了最終用戶的廣泛認可。研究表明，相比于純音頻會議，有78%的會議參會者更喜歡參加視頻會議 。[ 1]  視頻會議在推動協作決策、產生有效成果、強化重要信息 方面的效果十分突出。

    因此，在可以預見的未來，即便大多數員工回到了辦公室工作，視頻協作的習慣將被保留并在今后的會議中扮演更重要的角色 ，企業(yè)用戶正在主動尋求更好的會議體驗。那么企業(yè)和IT 應當如何提前應對這一全新的協作方式改變呢

給管理層的建議

    管理層的作用是樹立榜樣和擁抱積極的變化 ，確保企業(yè)會議可以切實地受益于視頻協作。這將在企業(yè)中建立一種緊密協作與和溝通的文化 。

    采用視頻協作方式作為企業(yè)溝通的核心支柱，可以使得員工的 生產力不再受到地域限制，幫助企業(yè)吸引到更多的人才 。

    視頻會議作為一種高效環(huán)保的協作方式，也是企業(yè)降本增效，促進碳中和 的有效手段。

    給IT團隊的建議

    此刻正是IT團隊為企業(yè)日益增長的視頻會議需求做好充足準備的大好時機。利用過渡時期提前為視頻的廣泛使用做好準備 ，為企業(yè)更多的會議空間部署視頻功能。

    多種視頻會議設備的管理可能會成為一大難題，因此，如果可以選擇統(tǒng)一品牌的產品，并引入遠程設備管理工具對所有設備進行統(tǒng)一管理和升級 ，就可以有效地降低設備的管理成本，同時保證每臺設備都能實時保持更新的狀態(tài)。

    方案推薦

    羅技提供適合企業(yè)協作全場景的視頻協作解決方案， 包括個人桌面的高清攝像頭 C1000e ，降噪耳機麥克風 Zone Wireless ，以及適合小型會議空間（CC4000e，CC4500e）、中型會議空間（CC3500e，CC5500e）以及大型會議空間（CC5000e Plus） 的視頻會議解決方案。同時，羅技的會議級設備均可使用免費的管理平臺Sync進行統(tǒng)一管理和設備升級，有效提高管理效率。

    雖然向遠程辦公的轉型是出于短期需求。但是，遠程辦公普及將會是企業(yè)的一項長期變革 。

    對于管理者而言，關鍵是要保證員工的參與度。 遠程辦公的興起凸顯出無論是否在辦公室里辦公，所有員工保持聯系、互相支持并保持高效的重要性。流暢的視頻會議可以在這種新型的工作環(huán)境中有效推動協作和創(chuàng)新。

    對于IT團隊而言，關鍵則在于創(chuàng)造無縫連接的用戶體驗。 員工需要真正掌握在任何地點辦公并與同事和客戶輕松協作的能力�；�于云的協作工具(包括視頻會議)需要能夠降低協作中可能發(fā)生的干擾。

    如今，辦公方式已經永久地發(fā)生了改變。我們不會再回到疫情之前的狀態(tài)。積極擁抱變化的企業(yè)將會發(fā)現，通過提前做好準備、適當的培訓、正確的工具以及多一點點耐心，員工可以在任何地方實現更好地協同辦公。

    注：數據來源

    [1] 遠程辦公協會，《COVID-19 對企業(yè)居家辦公影響的研究報告》，2020 年。

    [2] 遠程辦公協會，《COVID-19對企業(yè)居家辦公影響的研究報告》，2020年;弗若斯特沙利文，《應對工作場所的顛覆性變化》，2020年;MSI，《快速洞察力調查》，2020 年。

    [3] 猶他大學 Joe Allen 博士的近期研究，2020 年。