小會議有大文章 談?wù)剷�議場地的布置

會場布置的類型

     現(xiàn)代人可以為了減肥不吃飯，也可以為了加班不回家，但不開會那是萬萬不行，在處處講究溝通的現(xiàn)代社會，會議是一種太重要的溝通方式，身處社會中的任何一人都會或多或少地參加會議。傳統(tǒng)的會議并沒有過多的講究，把問題擺在桌面上，大家一談了事，對于溝通效果、解決問題的效率則未有考慮�，F(xiàn)代會議有了質(zhì)的飛躍，不光加入了諸多起輔助作用的電子設(shè)備，更是對會場的布置進行了諸多科學的研究，本篇文章就和大家一起來探討會場布置的問題。

    會議場地的布置，需要考慮以下三個方面：會議設(shè)施的安裝；會議空間的布置；會議影音設(shè)備的安裝。

    會場的選擇需要從多方面來進行考慮，首先要考慮會場所在的地方是否能夠方便與會者到達，如果會議要持續(xù)幾天時間，還需要考慮在會場附近是否有合適的酒店可以提供住宿；會場各種設(shè)施的規(guī)模是否能和與會人數(shù)相匹配也是需要考慮的問題，為了保證良好的會議效果，會場規(guī)模不能過大也不能過��；部分會議對保密性有較高要求，這時就需要對會場周圍做出周全的考察，了解隔壁會有怎樣的團體與會，甚至可能需要對會場地址做出保密要求；不同主題的會議對會議的視聽設(shè)備會有不同要求，這就需要根據(jù)具體要求來考察會場，看會場是否能夠提供大屏幕投影、實時衛(wèi)星信號、是否有萬維網(wǎng)或者局域網(wǎng)、會場能否提供最新的投影設(shè)備或是需要找專業(yè)的租賃公司租賃，諸如此類關(guān)于視聽設(shè)備的問題都需要周全地考慮到；最后還需要考慮會場可以配備哪些專業(yè)人員，以便協(xié)同會場各設(shè)備的調(diào)試、故障的解決，這些對于會議成功舉行都有舉足輕重的作用。

    會場的大小有多種，至于形狀，則是略微方形的最為理想，最佳長寬比例是6：5（例如長36米寬30米的會議室）。會場座位的擺放也有技巧，多為從演講者往外成放射狀的直線排列，位置之間的間隔要合理，不能過窄或過寬，過窄的距離不方便落座與進出，過寬的距離則會給與會者帶來距離感，缺乏應有的融洽氣氛。從橫向來說，最好能以內(nèi)凹圓弧或是V字型對屏幕和演講者形成包圍狀，如此形狀的擺放，對于演講者以及與會者都會有更佳的參與感受。

    不同形式的會場布置，可以獲得不同的會議氣氛。下面我們將對會場的布置分成四種類型來分別介紹，在這之前先看看下面這個表格，有個大致的印象：

會場布置的四種類型介紹

    小貼士：與會人員大都喜歡坐在后排，往往導致前排位置空空蕩蕩，這對于會場氣氛會有不佳影響，為了克服這個問題，建議根據(jù)與會人數(shù)，將會空出的后排座位用阻隔帶封住，以保證前排座位能夠坐滿，有個良好的會議氣氛。

劇院型

    如果需要在一個固定的會場擺下最多的位置，那么成排成列的劇院型會場是最佳選擇。通常采用劇院型會場的會議將以主持者演講為主，這需要向與會者提供演講稿以及筆記本，以方便記錄，也提醒與會者以聆聽為主，無需互動或是與其他與會者交流。劇院型會場并不適合以交流或是互動為主的會議，主持者帶來的強大壓力以及座位的擺放，都將會成為交流和互動的阻礙。

劇院型

    為了讓與會者更為舒適地度過會議時間，需要盡量選擇能夠提供符合人體工程學座椅的會場。如果條件有限，那么至少也要避免座椅靠得太緊，也可以將座位的擺放做適當調(diào)整，讓座椅與墻面成V字型，以提供給與會者更好的視線。

教室型

    教室型的會場布置，需要在每一位與會者的座位前增加一個小臺板，以方便書寫和小組交流，這種類型的會場布置只適用于普通規(guī)模的會議。如果與會人數(shù)很多，又需要將會場布置成教室型，那就只有將會議分到兩處或是多處進行了。

教室型

    如圖所示，將教室型會場的座椅擺放成V字型，將會使會場更具包容感以及參與性。有了座位前的小臺板，前后排之間很容易就可以組成小組進行討論。

    小貼士：幾乎所有的與會者都會反感會議室大門開合的聲音，但如果不采取對策，在會議期間難免有人進進出出，門的聲音也就難以避免，那么有什么辦法可以解決這個問題呢？下面我們就給出一些比較實用的建議：使用帶有彈簧夾的門閂；如果門本身就有強力彈簧夾，并在開合的時候會因為彈力過大而發(fā)出“BANG”的一聲，那么就需要在門與門框的夾角處貼上橡膠、海綿、布料等可以起到緩沖作用的物件；另外，在門上用適當?shù)姆绞教嵝堰M出者輕拉輕合，也是避免驚擾會場的好辦法。

圓桌型

　  如果會議內(nèi)容以小組討論為主，那么圓桌型會場將是最佳選擇。每個圓桌的最佳人數(shù)是5-7人，如果人數(shù)再多的話，比較害羞的與會者將會在討論的時候，不自覺地被排擠在外，無法參與。如果會議在小組討論的同時，還要兼顧聆聽會議主持者的演講，那么與會者就只能在面朝主持者的那一半落座。

圓桌型

　  桌椅位置的擺放，會議投影的位置，以及主持者站立的位置需要經(jīng)過認真考慮，首先要保證與會者能夠同時地看到主持人和投影影像，而不需要顧此失彼地左顧右盼。如果采用正投，主持人將無法避免會在投影屏幕上留下影子，那么此時就可以考慮使用背投來解決這個問題。其次，當主持人需要確認內(nèi)容是否已經(jīng)投影到屏幕上時，絕對不能完全背轉(zhuǎn)過去，而是應該側(cè)頭快速瀏覽一下，進行確認即可。

會議型

　　會議型會場，一般采用U型和矩形的會議桌，此類會場將能提供最佳的團隊合作氛圍。會議型會場布置，建議不要采用大型投影，而是在每位與會者桌前提供一臺小型的顯示設(shè)備。會議型會場能夠最大限度地弱化主持者的權(quán)威感，讓與會者更為平等和積極地參與到討論之中。

會議型

    與會人數(shù)與屏幕大小以及房間長度的關(guān)系

    下表是一個基本通用的表格，在選擇會議場地的時候，您可以基本依據(jù)下表來進行選擇：

與會人數(shù)與屏幕大小以及房間長度的關(guān)系

會議室人數(shù)與場地

    10人以下會議：

　　10人以下的會議在普通的會議室即可進行，一個37英寸的顯示設(shè)備也已經(jīng)足夠。如果是三人與會，那么21英寸的顯示設(shè)備就夠用了，然后與會者每增加一人，顯示設(shè)備的大小就需要增加2英寸，當然，市面上并不會有如此多的尺寸可供選擇，那么這時候就需要根據(jù)實際情況來進行選擇，盡量挑與所需尺寸所接近的顯示設(shè)備，但尺寸只可大，不可小。當然，還需要結(jié)合與會者與顯示設(shè)備之間的距離來綜合考慮，如果相隔距離太遠，那么則需要根據(jù)實際情況，對我們所給的建議進行調(diào)整。

　　10-20人參加的會議：

　　普通的會議室可能就不再適合這個規(guī)模的會議了，更大的會場將有必要，會場位置可以考慮布置成教室型或是劇院型。大屏幕的尺寸計算也基本與上述一致，起初的3到5人算為21英寸，然后每增加一位與會者，屏幕尺寸增加兩英寸，以此累加。

　　如果會場的桌子是U型，那么采用一個大屏幕將不會是好的選擇，因為兩側(cè)的與會者將不得不側(cè)身面對屏幕，會很尷尬，建議在幾個位置放置大小合適的多個顯示設(shè)備，通過分頻器連接到同一視頻源上，顯示同一內(nèi)容，這樣一來，與會者將輕松看到屏幕，可避免側(cè)身。

　　20人以上參加的會議：

　　20人以上參加的會議將需要在音樂廳、劇院或是賓館宴會廳這類場合來舉行，所使用屏幕的大小也不再可能通過簡單的公式計算出來，將需要根據(jù)實際情況進行調(diào)試。如果與會者人數(shù)太多，可以考慮采用多個屏幕，將與會者根據(jù)屏幕數(shù)均分。如果人數(shù)多達幾千人，將會需要在后面也安裝上屏幕，讓后排與會者朝相反的方向落座，盡可能讓與會者以最舒服的方式參與會議。