itc智慧會(huì)議室的全面智能管控方案

    議室作為企事業(yè)單位日常召開會(huì)議、研討、培訓(xùn)學(xué)習(xí)的重要場(chǎng)所，在現(xiàn)代人們生活中起著重要的作用，而隨著數(shù)字信息化以及物聯(lián)傳感的發(fā)展，智能會(huì)議系統(tǒng)正逐步取代傳統(tǒng)紙張會(huì)議，企事業(yè)對(duì)會(huì)議管理及會(huì)議體驗(yàn)愈加重視。為解決傳統(tǒng)辦公室存在的會(huì)議召開繁瑣、會(huì)議預(yù)約沖突、空間利用率低、設(shè)備管理混亂、智能化不足、不夠人性化等問題，能夠滿足會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全流程智能化管控的智慧會(huì)議管理系統(tǒng)逐漸變成剛需。
 

    itc智慧會(huì)議室解決方案利用智能管控預(yù)約軟件與硬件設(shè)備的全系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)對(duì)接，從管、控、用、維多個(gè)角度便捷會(huì)議預(yù)約、會(huì)議信息通知、會(huì)議設(shè)備開啟、會(huì)議設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測(cè)、會(huì)議數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的全流程智能化管理模式。智慧會(huì)議管理平臺(tái)主要為用戶提供業(yè)務(wù)管理和服務(wù)支撐。服務(wù)支撐主要包括會(huì)議預(yù)約、信息發(fā)布、環(huán)境控制、設(shè)備運(yùn)維、后勤服務(wù)；業(yè)務(wù)管理主要包括會(huì)議管理、空間管理、公司資產(chǎn)管理、物聯(lián)智控等。系統(tǒng)注重理性、邏輯、體驗(yàn)、服務(wù)理念，為用戶提供基礎(chǔ)數(shù)字化服務(wù)，協(xié)調(diào)各角色功能場(chǎng)景，滿足不同角色需求。智慧會(huì)議管理系統(tǒng)可智能覆蓋會(huì)議管理全流程，同時(shí)還可以適配各種軟硬件，適配不同的設(shè)備和不同的操作系統(tǒng)，打造軟硬一體化的智慧會(huì)議綜合管理平臺(tái)。
 

    會(huì)前
 

    傳統(tǒng)會(huì)前預(yù)約存在的問題：傳統(tǒng)會(huì)議預(yù)約需要專職人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)會(huì)議室的預(yù)約情況，會(huì)議室使用狀況不透明，人員預(yù)約流程復(fù)雜，管理情況混亂，預(yù)約出錯(cuò)率高。參會(huì)人員的傳達(dá)性也更為落后，存在消息傳達(dá)不及時(shí)、信息誤差的情況，對(duì)于大型企事業(yè)單位來說混亂的會(huì)議室管理方式是非常不便的，人員、資源利用不合理，造成浪費(fèi)情況。
 

    itc智慧會(huì)議管理平臺(tái)無需專人操作，開通權(quán)限即可通過手機(jī)終端進(jìn)行會(huì)議預(yù)約操作。可以預(yù)設(shè)多種會(huì)議類型：即時(shí)會(huì)議、常規(guī)會(huì)議、視頻會(huì)議、錄播會(huì)議、綜合會(huì)議、無紙化會(huì)議等方便人員根據(jù)會(huì)議需求快速選擇，同時(shí)支持自定義會(huì)議模板；提供快捷會(huì)議室搜索窗口、支持會(huì)議室狀態(tài)概覽、支持常用會(huì)議室快捷查看，快速找到閑余會(huì)議室進(jìn)行預(yù)約操作。
 

    可自動(dòng)在系統(tǒng)導(dǎo)入與會(huì)人信息，預(yù)約成功自動(dòng)向與會(huì)人員發(fā)出會(huì)議相關(guān)消息通知：手機(jī)短信、app消息、郵件等多種通知方式選擇。并快速同步到相關(guān)會(huì)議室門口屏進(jìn)行顯示會(huì)議室預(yù)約狀態(tài)，終端操作，線下同步顯示，更加清晰明了，還可通過門口屏快速預(yù)定臨時(shí)會(huì)議。
 

會(huì)中

    傳統(tǒng)會(huì)中存在問題：傳統(tǒng)會(huì)議模式人員進(jìn)入會(huì)議過程的準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)，沒有考慮會(huì)中設(shè)備設(shè)施使用的聯(lián)動(dòng)性，相關(guān)設(shè)備需要參會(huì)人員提前進(jìn)入開啟，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。議題進(jìn)程以及資料整理缺乏記錄和條理輔助，對(duì)于緊急突發(fā)事情的應(yīng)變能力差，在會(huì)議過程中存在人員誤入干擾的情況出現(xiàn)，容易導(dǎo)致會(huì)議的延時(shí)，降低會(huì)議召開效率。
 

    通過itc智慧會(huì)議管理平臺(tái)系統(tǒng)與物聯(lián)相結(jié)合，可實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程操控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)預(yù)約會(huì)議室設(shè)備到點(diǎn)自動(dòng)開啟，節(jié)省設(shè)備開啟時(shí)間，快速進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)；門口屏采用多種簽到方式，屏上內(nèi)嵌人臉識(shí)別攝像頭可進(jìn)行刷臉簽到，還可實(shí)現(xiàn)指紋、密碼、掃碼等簽到方式；同時(shí)進(jìn)入會(huì)議過程中時(shí)門口屏自動(dòng)顯示會(huì)議室使用中狀態(tài)提示界面，避免無關(guān)人員誤入，還可通過對(duì)接門禁系統(tǒng)控制參會(huì)人或白名單人員進(jìn)出會(huì)議室。會(huì)中通過環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備獲得的數(shù)據(jù)可助力后臺(tái)會(huì)議情景模式一鍵切換，輕松控制會(huì)議室內(nèi)燈光、窗簾、空調(diào)等的開啟關(guān)閉，讓會(huì)議室自動(dòng)調(diào)整到最佳狀態(tài)，形成智能空間管理，保證舒適的會(huì)議召開過程。
 

    還可聯(lián)動(dòng)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、無紙化、錄播等設(shè)備，無需單獨(dú)控制，一個(gè)pad端輕松搞定會(huì)中設(shè)備開啟和聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄制、自動(dòng)會(huì)議紀(jì)要、指定輔流接入、會(huì)議簽到、投票表決、議程提醒、互動(dòng)白板等操作；同時(shí)通過桌面軟件聯(lián)動(dòng)可實(shí)現(xiàn)會(huì)議茶水、辦公用品等服務(wù)，輕松解決會(huì)議小困擾。
 

會(huì)后

    傳統(tǒng)會(huì)后存在的問題：傳統(tǒng)會(huì)后各類會(huì)議文件的整理和會(huì)議內(nèi)容紀(jì)要是會(huì)議人員最頭疼的問題，重要會(huì)議文件需要進(jìn)行銷毀，存在機(jī)要泄露的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)議內(nèi)容需要專人進(jìn)行提要，存在重要信息遺漏的情況，人工操作，耗時(shí)耗力，處理非常復(fù)雜，效率和安全性確不能保證。
 

    itc智慧會(huì)議管理平臺(tái)會(huì)后自動(dòng)收集整理會(huì)議文件、生成會(huì)議紀(jì)要，保存到后臺(tái)系統(tǒng)，聯(lián)動(dòng)無紙化會(huì)議系統(tǒng)控制桌面會(huì)議文件自動(dòng)清除，相關(guān)人員可通過后臺(tái)查看或拷取會(huì)議內(nèi)容，信息安全保密。
 

    會(huì)議數(shù)據(jù)分析大屏提供智能報(bào)表分析，對(duì)會(huì)議室使用率、會(huì)議室使用狀況、預(yù)約會(huì)議時(shí)長(zhǎng)等數(shù)據(jù)生成實(shí)時(shí)會(huì)議數(shù)據(jù)看板，讓會(huì)議室的一切信息盡在掌控之中，提升效率，避免資源浪費(fèi)。
 

    系統(tǒng)平臺(tái)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)搭建3D可視化場(chǎng)景，打通空間之間的信息橋梁，使用數(shù)字孿生技術(shù)，輕松查看設(shè)備健康狀態(tài)及會(huì)議室環(huán)境質(zhì)量。運(yùn)維系統(tǒng)支持設(shè)備巡檢、自動(dòng)聯(lián)檢、自動(dòng)告警，支持自動(dòng)\手動(dòng)生成維修工單，按類型、按會(huì)議室指派特定人員處理，為會(huì)議室設(shè)備健康全方位護(hù)航。
 

    新型智能會(huì)議管理平臺(tái)要順應(yīng)智能建筑的風(fēng)口，充分聯(lián)動(dòng)和利用建筑智能化的特色，多方面、多維度進(jìn)行設(shè)備聯(lián)動(dòng)和人性化需求設(shè)計(jì)。打造集軟硬件設(shè)備于一體，多種智能設(shè)備協(xié)同運(yùn)作的綜合可視化管理平臺(tái)，為會(huì)議的發(fā)起、召開、維護(hù)做全方位的保駕護(hù)航，才是貼合當(dāng)代人們對(duì)會(huì)議應(yīng)用需求的專業(yè)方案。